Manual: Acesso e Uso de Caixas de E-mail Compartilhadas (Outlook Web)

Este guia descreve como acessar e gerenciar caixas de correio setoriais/compartilhadas. O uso destas caixas é fundamental para garantir a continuidade dos processos, centralizando o histórico de atendimento e evitando o uso de contas privadas para demandas institucionais.

1. Método de Acesso

Acesse o Outlook Web.
Na barra lateral esquerda, clique com o botão direito do mouse sobre a palavra Pastas.
Selecione a opção Adicionar pasta ou caixa de correio ou pasta compartilhada.
Digite o endereço de e-mail do setor e clique em Adicionar.
A caixa aparecerá na barra lateral, abaixo das suas pastas pessoais.

2. Enviando Respostas em Nome do Setor

Para garantir que as mensagens sejam enviadas com o endereço institucional do setor (e não o seu pessoal), configure o campo "De":

Vá em configurações.

Marque a opção "Sempre mostrar De"

Inicie uma Nova Mensagem.
No campo "De" que apareceu, clique para selecionar o endereço do setor.

Nota: Se o endereço não aparecer na lista, clique em "Outro endereço de email" e digite-o manualmente na primeira vez.

3. Diretrizes de Organização (Boas Práticas)

Para manter a eficiência da equipe, observe os seguintes pontos:

Sincronização: Quando você lê, move ou exclui um e-mail, a alteração é replicada para todos os membros em tempo real.
Histórico Centralizado: As respostas enviadas ficam armazenadas na pasta Itens Enviados da própria caixa compartilhada, permitindo consulta por qualquer colega.
Gestão de Status: Utilize Categorias (cores) ou Sinalizadores para indicar se um e-mail já está sendo tratado por alguém, evitando duplicidade, ou separe por pastas.